TARBIYAH DZATIYAH DAN HALAQAH TARBAWIYAH

Pendahuluan

Dalam menjalani kehidupan ini, manusia tak lepas dari kesalahan. Semua yang mereka lakukan dalam dinamika kehidupan ini adalah untuk mencapai kebahagiaan, karena esensi kehidupan sejatinya adalah mencari kebahagiaan. Tidak ada manusia yang melakukan kesalahan dalam hidupnya demi mencapai kesengsaraan. Semua kesalahan yang dilakukan adalah proses mencari kebahagiaan, karena jalan dan metode yang  dilalui berbeda-beda. Dengan melakukan kesalahan orang bisa belajar untuk memperbaiki kesalahan tersebut (menjadi sebuah kebenaran).

Terkadang kita bisa memberikan solusi terhadap masalah orang lain, kita bisa menyampaikan tausiyah diatas mimbar, kita bisa mengajar murid-murid kita dengan baik, tapi apakah kita bisa mengajar diri kita sendiri?, apakah kita bisa mentausiyahi diri kita sendiri untuk mencapai kebenaran (untuk menuju tuhan)? Didalam ajaran agama islam telah diatur secara elegan bagaimana mendidik diri sendiri.  Metode apa saja yang harus dilakukan dalam mendidik diri sendiri.

Dalam makalah singkat ini, akan membahas cara mendidik diri sendiri(tarbiyah dzatiyah). Kalau kita tidak bisa melakukannya kita juga bisa melakukan mendidik diri sendiri dengan bantuan orang lain (halaqah tarbawiyah).

A.           Rumusan Masalah

1.        Apa pengertian tarbiyah dzatiyah?

2.        Apa saja sarana tarbiyah dzatiyah?

3.        Apa manfaat tarbiyah dzatiyah?

4.        Apa pengertian halaqah tarbawiyah?

5.        Apa saja sarana halaqah tarbawiyah?

6.        Apa manfaat halaqah tarbawiyah?

BAB II

PEMBAHASAN

A.           Tarbiyah Dzatiyah

1.        Pengertian Tarbiyah Dzatiyah

Tarbiyah dzatiyah adalah sarana yang diberikan orang muslim atau muslimah kepada dirinya, untuk membentuk kepribadian islami yang sempurna diseluruh sisinya; ilmiah, iman, akhlak, sosial dan lain sebagainya, dan naik tinggi ketingkatan tinggi kesempurnaan manusia.[1]Pengertian konkritnya adalah pembinaan atau pendidikan seseorang terhadap dirinya sendiri.

Seperti yang sudah saya tuangkan didalam pendahuluan, bahwa mendidik diri sendiri itu lebih sulit dari pada mendidik orang lain. Menanamkan konsistensi terhadap diri sendiri dalam menjalankan suatu ritual untuk proses mendidik diri sendiri ini sangat sulit. Dalam proses mendidik diri sendiri ini suatu ritual (misalnya sholat malam) harus dilakukan secara kontinyu, harus bersifat rutinitas. Nah untuk konsisten dengan suatu amalan itu yang membutuhkan waktu, tidak bisa secara instan harus step by step, secara perlahan-lahan. Dalam “buku metode menjernihkan hati” dikatakan “sikap konsisten itu terbentuk jika seseorang telah melalui kelelahan usaha (usahanya sudah maksimal), seorang yang konsisten punya sikap yang jelas dan mantap keyakinannya dan ada relevansi antara perkataan dan perbuatannya.[2]

Tarbiyah Dzatiyah ini sudah dipraktekan oleh para sahabat nabi ketika nabi masih hidup. Kalau dikorelasikan dengan kontek sekarang saya rasa sudah bearbeda dari segi konsep maupun antusiasme umat jaman sekarang. Kenapa saya mengatakan demikian? Karena saya memiliki asumsi bahwa antusiasme umat islam terhadap nilai-nilai keislaman pada masa nabi masih hidup ataupun pada masa sahabat sangat tinggi, karena mereka memeluk agama islam karena proses pencariannya, bukan secara instan atau turunan. perjuangannya untuk memeluk islam sangat berat. Berbeda dengan umat islam zaman sekarang khususnya di indonesia, mereka memeluk islam secara instan dan mayoritas warisan dari orang tuanya. Untuk itu mari kita tinjau kembali bagai mana cara mendidik diri sendir itu? Mari kita teladani metode-metode yang dilakukan oleh para sahabat agar nilai keislaman kita lebih berkualitas.

2.             Sarana Tarbiyah Dzatiyah

a.       Muhasabah

Muahsabah adalah penyucian atau pembersihan diri sebagai alat untuk mengintrospeksi dirinya sendir. Berarti dalam proses mendidik diri sendiri, yang pertama sekali kita harus melakukan introspeksi (evaluasi) terhadap diri kita sendiri. Yang paling utama kita koreksi tentunya masalah akidah, sejauh mana akidah kita? Seberapa sering kita melakukan kesyirikan, baik sirik kecil maupun syirik besar atau perbuatan-perbuatan syirik yang kita lakukan tanpa kita sadari. Kemudian tentang kewajiban-kewajiab kita, sholat, puasa zakat, mentaati orang tua, hubungan sosial kita (hablum minan nas), kebaikan-kebaikan dan keburukan-keburukan yan pernah kita lakukan.

Kita melakukan spekulasi dengan pertanyaan-pertanya tentang apa yang telah kita lakukan selama ini, guna untuk meminimalisir, bahkan meninggalkan segala perbuatan buruk yang telah kita lakukan selama ini dan mengggantinya dengan perbuatan baik dan amalan-amalan sholeh.

b.      Taubat dari segala dosa

Taubat adalah menyesali seluruh  perbuatan dosa, baik kecil maupun besar yang telah kita lakukan dan merjanji dengan sepenuh hati untuk tidak mengulangi lagi perbuatan tersebut. Dalam al-qur’an diterang bahwa taubat yang bebenar hakiki telah dilakukan oleh seorang hamba yang bernama Nasyuha, itu makanya kalau taubat yang benar-benar itu disebut taubat nasyuhah.

Taubat ini merupakan salah satu cara untuk mentarbiyah diri. Setelah kita melakukan muhasabah (introspeksi), karena kita telah menyadari bahwa betapa sering kita melakukan perbuatan dosa, maka kita menyesali perbuatan dosa yang telah kita lakukan tersebut dan berjanji sepenuh hati untuk tidak melakukannya lagi.

Allah sangat menyukai orang-orang yang bertaubat. Dalam hadits yang diriwayatka oleh Abu Al Mudhaffar As Sam’ani dikatakan bahwa “tidak ada sesuatu yang lebih baik bagi Allah dari pada seorang pemuda yang taubat.[3]

c.       Mencari ilmu dan memperluas wawasan

Mencari ilmu adalah kewajiban bagi setiap muslim dan muslimah, sebab tanpa ilmu umat islam akan buta dalam menjalani ibadah, dan ibadah yang dikerjakan tanpa ilmu maka hasilnya (pahala) akan tertolak. Bagai mana mungkin seorang muslim bisa membedakan haram, halal, wajib, sunah dan mubah tanpa menuntut ilmu. Bagaimana mentarbiyah diri sendiri tanpa ilmu?

d.      Mengerjakan amalan-amalan iman

Mengerjakan amalan-amalan iman merupaka sarana penting juga dalam mentarbiyah diri. Kita melatih diri kita sejauh mana keikhlasan kita untuk melakukan amalan-amalan iman (ibadah) kepada Allah Swt. Dengan amalan-amalan imanlah kita bisa menutupi perbuatan-perbuatan dosa yang pernah kita lakukan dahulu. Dapun amalan-amalan iman yang bisa kita lakukan yaitu memaksimalkan ibadah-ibadah wajib, membiasakan melakukan amalan-amalan sunat (sholat sunat, puasa sunat dan lain-lain) secara kontinyu, berdzikir, baca Al-qur’an dan lain-lan.

e.       Memperhatikan aspek akhlak (moral)

Biasanya orang yang religius, sudah melakukan muhasabah, sudah berilmu dan berwawasan yang luas dan rutin mengerjakan amalan-amalan iman, implementasinya dalam kehidupan sosial (hablum minan nas) biasanya ia mampu menjadi teladan bagi individu lain. Prilakunya dalam kehidupan sosial tidak akan betentangan dengan akhlak maupun moral, artinya kalau seseorang mempunyai tinggkat religiusitas yang tinggi akan terceminkan dalam prilakunya keseharian.

Sarana mentarbiyah diri dengan cara memperhatikan aspek akhlak ini, akan menuntut kita untuk tampil selalu baik, karena prilaku kita akan dibatasi oleh nilai-nilai akhlak dan moral.

3.        Manfaat Tarbiyah Dzatiyah

a.         Keridhaan Allah SWT dan Surganya

Kalau kita sudah maksimal dalam mentarbiyah diri, tentunya kita meninggalkan perbuatan-perbuatan jahat (dosa) dan menabur perbuatan-perbuatan baik. Jika ibadah-ibadah wajib sudah dilakukan secara optimal dan ibadah-ibadah sunat juga sudah menjadi rutinitas, dilakukan dengan ilmu dan penuh keikhlasan tentunya maka ganjarannya adalah Ridho dan sorganya Allah Swt.

b.      Kebahagiaan dan ketentraman

Banyak orang yang beranggapan bahwa kebahagiaan dan ketentraman itu diukur dengan harta kekayaan, istri yang cantik dan lain-lain yang bersifat materil. Namun sebernarnya kebahagiaan yang hakiki itu adalah berada dalam agama dan menjalankan nilai-nilai agama secara maksimal.

c.       Terjaga dari keburukan

Setelah kita memuhasabah diri dan melakukan taubatan nasuhah secara otomatis kita akan terhindar dari perbuatan-perbuatan buruk, karena pola tingkah laku kita akan dibatasi oleh nilai-nilai religiusitas (akhlak) dan moral.

d.         Jiwa merasa aman

Setelah kita mentarbiyah diri, melakukan muhasabah, taubat, berilmu dan melakukan amalan-amalan iman tentunya jiwa kita akan merasa aman, karena kita terhidar dari perbuatan buruk, maksiat dan otomatis kita merasa tidak punya musuh. Mungkin teman-teman bisa melakukan komparasi bagaimana rasanya tidak sholat satu bulan misalnya, dengan melakukan sholat secara khusuk selama satu bulan, yang jelas diri saya pribadi merasakan bagaiman rasanya jiwa ini setelah melakukan sholat pikiran fresh dan perasaan terasa nyaman.

B.                 Halaqah Tarbawiyah

1.         Pengertian Halaqah Tarbawiyah

Halaqah secara lughawi artinya lingkaran dimana orang menghimpun diri didalamnya dengan dipandu oleh seorang murabbi bersama-sama membina diri mereka baik dari segi penambahan ilmu maupun penganmalan[4]. Berarti halaqah tarbawiyah itu adalah membina diri sendiri melalui bantuan orang lain dengan cara membuat suatu kelompok kecil, dengan tujuan mengadakan kegiatan-kegiatan yang bisa memufuk spiritualitas. Kegiatan halaqah ini berbentuk pertemuan rutin minimal sekali dalam seminggu dengan agenda kegiatan antara lain:

a.         Tadarus Al- Qur’an.

b.        Pemberian materi.

c.         Internalisasi materi dalam pengamalan.

d.        Dialog permasalahan umat.

e.         Evaluasi diri atau muhasabah.

f.         Penutup.[5]

Disamping itu kita bisa melakukan amalan-amalan lain secara bersama-sama misalnya, qiyamul lail secara berjama’ah, renungan suci, buka puasa senin dan kamis bareng-bareng dan lain-lain. Pokoknya forum yang kita ciptakan itu bisa membantu kita dalam proses pembinaan akhlak.

2.      Sarana Halaqah Tarbawiyah

Sarana halaqah tarbawiyah pada dasarnya sama dengan sarana tarbiyah dzatiyah, cuman yang membedakannya adalah halaqah membutuhkan forum untuk mentarbiyah diri, artinya halaqah melibatkan orang lain dalam pembinaan akhlak dan tarbiyah dzatiyah dilakukan sendiri tanpa melibatkan orang lain.

3.      Manfaat Halaqah Tarbawiyah

a.         Tertanamnya keyakinan keimanan yang kuat kepada aqidah dan kebenaran islam.

b.        Terbentuknya akhlak al-karimah secara nyata dalam wujud perbuatan baik dalam ruang lingkup individu, keluarga dan masyarakat termasuk didalamnya dilingkungan kampus.

c.         Terciptanya ruh ukhwah islamiyah didalam kehidupan sosial.

d.        Optimalisasi amal untuk mendakwahkan keislaman khususnya melalui qadwah atau tasawuf.

e.         Terpeliharanya kepribadian dan amal dari pelagai pengaruh yang bisa merusak dan melemahkannya.

f.         Mengkoreksi dan memperbaiki berbagai bentuk kesalahan dan penyimpangan melalui tausiyah dan mau’idzah khasanah.[6]

BAB III

KESIMPULAN

Tarbiyah dzatiyah adalah cara membina atau mendidik diri sendiri, jika kita tidak bisa konsiten, disiplin dan konsekuen dengan diri sendri, kita bisa menggunakan metode halaqah tarbawiyah, yaitu membina diri sendiri dengan melibatkan orang lain. Caranya kita bisa membentuk suatu forum dengan tujuan untuk membina akhlak dan amalan-amalan keimanan.

DAFTAR PUSTAKA

·         Taufik Nasution Ahmad, Metode Menjernihkan Hati: Melenjitkan Kecerdasan Emosi dan Spiritual  Melalui Rukun Iman, PT. Almizan, Bandung: 2005.

·         Khoiri Alwan dkk, Akhlak Tasawuf,  Pokja Akademik UIN Sunan Kalijaga, yogyakarta: 2005.

·         Mustofa. H. A., drs., Akhlak Tasawuf untuk fakultas tarbiyah komponen MKDK, CV. Pustaka Setia, Bandung, 1997

·         Amir An-najar, Ilmu Jiwa Dalam Tasawuf Studi Komparatif Dengan Ilmu jiwa Kontemporer, Pustaka Azzam, Jakarta, 2004.

---

[1] Alwan Khoiri dkk, Akhlak Tasawuf,  Pokja Akademik UIN Sunan Kalijaga, yogyakarta: 2005. Hlm. 148

[2] Ahmad Taufik Nasution, Metode Menjernihkan Hati: Melenjitkan Kecerdasan Emosi dan Spiritual  Melalui Rukun Iman, PT. Almizan, Bandung: 2005, hlm. 211

[3] Amir An-najar, Ilmu Jiwa Dalam Tasawuf Studi Komparatif Dengan Ilmu jiwa Kontemporer, Pustaka Azzam, Jakarta, 2004. Hlm 228

[4] Alwan Khoiri dkk, Akhlak Tasawuf,  Pokja Akademik UIN Sunan Kalijaga, yogyakarta: 2005. Hlm. 160

[5] Lbid., hlm. 160

[6] Alwan Khoiri dkk, Akhlak Tasawuf,  Pokja Akademik UIN Sunan Kalijaga, yogyakarta: 2005. Hlm. 161

ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Pendahuluan

Dewasa ini informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.  Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting  untuk mendukung proses kerja  administrasi  dan pelaksanaan fungsi-fungsi  manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. 

 

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai  yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka  harus ada menajeman atau pengelolaan arsip  yang baik sejak penciptaan  sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan imageyang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya

.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan  diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong”apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by productkegiatan organisasi.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.

PEMBAHASAN

1. Pengertian Arsip

Menurut bahasa arsip atau recordsmerupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun , di buat, siterima dan dipelihara oleh suatu organisasi / lembaga/ badan / perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Pengertian itu tidak jauh berbeda dengan yang tercantum dalam UU No. 7 ( 1971 ) tentang ketentuan-ketentuan pokok kerarsipan.

Secara etimologi arsip berasal dari  bahasa Yunani Kuno Archeon, Archeyang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaiosyang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian itu dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. 

 

Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan  memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semuanya dikemukakan sebagai justifikasi terhadap  eksistensi kearsipan.

Lebih jauh lagi untuk dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi.  Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair(perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan). Secara umum dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya  yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah  tersebut dikelola oleh museum. 

 

Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci  dapat mengidentifikasi perbedaan  arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:

1.   Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.

2.   Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.

3.    Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.

4.   Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.

5.   Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip  adalah kesatuan informasi.

          

Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.

2. Tipologi Arsip

            Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

a.   Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

b.   Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:

1.  Arsip gambar statik (static image),contohnya  foto.

2.  Arsip citra bergerak (moving image),film, video, dsb.

3.  Arsip rekaman suara (sound recording), kaset. 

c.    Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, CD rom, dsb.

Perlu juga dikemukakan bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya  special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.

3. Arsip sebagai Sumber Informasi

            Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi.  Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.

            Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan

            Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi  bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization).Arsip sebagai recorded informationjelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

           

4. Arsip dan Administrasi

            Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.

1. Proses

−Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.

−Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:

• Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsiona 
• Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.

b. Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atasrecordsdan archives.Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam   penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

 Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun 

 

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan  secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

c. Kegunaan Arsip

      Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.Bagi Instansi Pencipta,kegunaan arsip antara lain meliputi:

− Endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi

−Pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan

−Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi

 −Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku

 −Bukti eksistensi instansi

Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

−Bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional

−Rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa

−Bukti sejarah

Kearsipanmemegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancer
2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6. Sebagai alat pengingat
7. Sebagai alat penyimpanan warkat
8. Sebagai alat bentu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9. Merypakan bantuan bagi seorang pimpinan dalam menentukan kebijakan organisasi
10. Kearsipan berarti merupakan penyimpanan secara tetap dan tertaur warkat-warkat pentingnya mengenai kemajuan organisasi

5. SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN YANG SESUAI

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor, saat ini hampir dapat dipastikan bahwa semuanya sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

1. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah
2. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

6. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP YANG SESUAI

Filling adalahsalah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling juga diartikan suatu proses penciptaan,pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan dengan cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem-sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya :

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suatu system penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan atau tahun tanggal dijadikan menjadi kide surat
• Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkandaerah/ wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem, seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, recordmanajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi “Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat”.

Penutup

Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.

Dalam masalah-masalah yang terjadi dalam fenomena kehidupan secara rill in tercatat pada arsip dan jika dikaji secara baik oleh masyarakat atau orang yang berkecipung didalamnya. Semua informasi yang tercatat dalam arsip belum tentu mudah dikaji oleh setiap masyarakat, oleh karena itu arsip yang ada lebih disajikan dalam format yang fleksibel agar mudah diakses dan dipahami bahkan melaui internet atau buku ( naskah yang merupakan sumber arsip ). Dengan penyajian seperti itu akan memberikan kemaslahatan pada pengguna baik dari segi informasi maupun financial. Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan, lalu imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstreamdi saat ini.

Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut  akan merubah imageyang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .Jika dikaitkan dengan penyusunan naskah sumber arsip, proses proses akhir semuanya tergantung pada pembuat kebijakan yang mulai dari paling bawah ( penanggung jawab kegiatan pada lembaga pengelola arsip/ lembaga kearsipan ), sedangkan paling atas yaitu para stake holderpembuat kebijakan umum ( bagian penyusunan anggaran kegiatan ). Dalam hal ini orang-orang yang berperan didalamnya harus lebih sensitive dan apresiatif terhadap masalah-masalah kearsipan, selebihnya lembaga-lembaga kearsipan harus lebih bijaksana, peka dan cermat dalam menyikapi masalah anggaran yang hasil akhirnya pada niat awalnya memberdayakan arsip sebagai sumber informasi akurat.

Referensi : 

• Arsip dan Sejarah. 1980. Jakarta: ANRI,  

• http://duniaperpustakaan.com/2010/09/07/memaknai-kembali-arsip-sebagai-sumber-informasi/